Anlassbezogene Mitarbeitergespräch wie die zu einer Konfliktlösung sollten so schnell wie möglich stattfinden. Für institutionalisierte Personalgespräche sollten sich Führungskräfte und Mitarbeitende nach Einschätzung von braveheads mindestens zweimal jährlich Zeit nehmen. Sie können zur Leistungsbeurteilung, Zielsetzung, Feedback, Karriereentwicklung und Förderung einer positiven Arbeitsbeziehung genutzt werden. Solche Termine sind in Unternehmen häufig die einzige Gelegenheit zum Austausch zwischen den Personalebenen.
Von diesem Informationsaustausch sollten beide Gesprächspartner profitieren, um eine wichtige Momentaufnahme zu bekommen. Zudem sollten diese Begegnungen einen hohen Motivationsfaktor haben. Die Internet- und Smartphone Generation Y und Z legt besonders großen Wert darauf, ständig beachtet und angesprochen zu werden. Führungskräfte, die entsprechend reagieren, tragen zur Attraktivitätssteigerung des Unternehmens bei.
Neben der positiven Auswirkung auf die Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden dienen die Gespräche dazu, mögliche Reibungsverluste aufzudecken und Arbeitsabläufe zu optimieren. Auf Augenhöhe geführt spiegelt sich das Selbstbild in den Augen des Gegenübers und gibt durch das Feedback Aufschluss zur Optimierung eigener Verhaltensweisen.
Besonders in Unternehmen mit modernem Führungsanspruch und flachen Hierarchien ist der Informationsaustausch zwischen allen Ebenen überlebenswichtig. Für Mitarbeitende sind die angesetzten Gesprächstermine häufig die einzige Chance, in Kontakt mit termingetriebenen Führungskräften zu kommen, die dazu ad hoc immer weniger Gelegenheit haben.
Mitarbeitende binden
Regelmäßige Mitarbeitergespräche dienen neben der zu vermittelnden Wertschätzung dazu, der jeweiligen Gesprächsebene die aktuellen Unternehmensziele transparent zu machen. In diesem Kontext ist es wichtig, die Erwartungen der Führungskräfte an die Mitarbeitenden klar zu definieren. Führungskräfte bekommen Aufschluss darüber, wo Handlungsbedarf besteht.
Für die Mitarbeitenden geht es darum, ihre persönliche und berufliche Situation darzustellen sowie ihre Erwartungen und Entwicklungsvorstellungen im Unternehmen anzusprechen. Besonders die Generationen Y und Z will attraktive Perspektiven aufgezeigt bekommen, wenn sie langfristig an das Unternehmen gebunden werden sollen.
Die investierte Zeit zahlt sich in barer Münze aus. So wurden beispielsweise im Rahmen einer Top-Job-Trendstudie über 50 deutsche Unternehmen befragt. Ergebnis: wenn Mitarbeitende ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen als attraktiver einschätzen, liegt das Wachstum fast 30%, die Unternehmensleistung um fast 20 % und die Innovationskraft um rund ein Viertel höher als in Betrieben mit weniger positiven Einstufungen. Wir Personalberater von braveheads schließen uns daher der Auffassung an, dass auf Mitarbeitergespräche nicht verzichtet werden darf. Feedbackgespräche tragen wesentlich dazu bei, Stärken und Schwächen zu identifizieren und gezielt an Weiterentwicklungsmaßnahmen zu arbeiten.
Anlassbezogene Gespräche
Anlassbezogene Mitarbeitergespräche mit aktuellem Klärungsbedarf müssen – anders als die regelmäßigen Personalentwicklungsgespräche – unbedingt zeitnah geführt werden. Die Palette der Anlässe reicht von Aspekten der aktuellen Arbeitsorganisation und Prozessveränderungen über Anerkennung oder Beschwerden bis hin zu Konflikten. Dabei plädieren wir braveheads unserem Motto entsprechend „mutig“ zu sein und mit der eigenen Position nicht hinter dem Berg zu halten.
Bei adressiertem Gesprächsbedarf sollte der Grund thematisiert werden, damit sich beide Seiten sich auf das Gespräch gut vorbereiten können. Das erhöht die Qualität des Austausches deutlich.
Auf Augenhöhe
Da die Gespräche üblicherweise während der regulären Arbeitszeit geführt werden, sollten beide Seiten genügend Zeit mit Luft nach hinten für das Gespräch sowie die Vor- und Nachbereitung einplanen. Der Arbeitgeber sollte sich über die Leistung und die Ziele des Mitarbeitenden informieren. Dabei sollten Erwartungen klar kommuniziert und der Blick eher nach vorne gerichtet werden, als ausführlich auf Vergangenem herumzureiten. Um gut vorbereitet zu sein, sollte der Mitarbeitende sich ebenfalls Gedanken über seine Leistung und Ziele gemacht haben.
Ein störungsfreier Ablauf sollte gewährleistet sein. Unterbrechungen durch spontane Besuche oder klingelnde Telefone und Smartphones erschweren eine konstruktive Gesprächsatmosphäre deutlich.
Zum Auftakt macht es Sinn, Inhalte und Ziele des Austausches anzusprechen. Die Führungskraft sollte den Gesprächspartner ermutigen, seine Meinung und Ideen offen und ehrlich mitzuteilen. Während des Gesprächs ist es wichtig, auf Augenhöhe miteinander umzugehen. Dazu gehört, dass sich Gesprächspartner gegenseitig aussprechen lassen und aktiv zuhören, wichtige Gesprächsinhalte des Gegenübers also mit eigenen Worten zusammenfassen. Typische Formulieren dafür sind beispielsweise: „Habe ich Sie richtig verstanden, dass Sie …“ Ich-Botschaften wie: „Ich habe den Eindruck, dass ….“ sollten statt Vorwürfen gängige Gesprächspraxis sein. Wenn Kritik nicht konstruktiv und hilfreich ist, kann es den Mitarbeiter demotivieren und negativ beeinflussen.
Wir braveheads raten zudem, entscheidende Gesprächspunkte und zeitlich fixierte Vereinbarungen in Stichpunkten schriftlich festzuhalten und dem Mitarbeitenden zukommen zu lassen. So kann die Einhaltung im Nachgang verfolgt werden. Beachten sollte die Führungskraft dabei, dass der Mitarbeitende die notwendigen Ressourcen bekommt, um seine Ziele zu erreichen und Probleme zu lösen.
Selbstverständlich sollten auch die Führungskräfte das Feedback umsetzen und sich an die im Gespräch vereinbarten Ziele halten. Sonst ist ein demotivierender Vertrauensverlust programmiert.
————————————————————————
*Aufgrund sprachlicher Vereinfachung benutzen wir das generische Maskulinum, gemeint sind natürlich alle Geschlechter (m,w,d).